Λίγα λόγια για την Ψηφιακή Υπογραφή

Η Ψηφιακή Υπογραφή αποτελεί πλέον απαραίτητο εργαλείο για επιχειρήσεις και δημόσιους φορείς καθώς αποτελεί το μόνο μέσο για την επικύρωση της γνησιότητας των ηλεκτρονικών εγγράφων. Ουσιαστικά η ψηφιακή υπογραφή αποτελεί το αντίστοιχο της φυσική υπογραφής στον ψηφιακό κόσμο.

Τα USB token είναι ηλεκτρονικές συσκευές που εξωτερικά μοιάζουν με μνήμη USB Flash, είναι όμως ειδικές συσκευές όπου αποθηκεύονται με ασφάλεια τα ψηφιακά πιστοποιητικά σας. Η επίσημη ονομασία αυτών των συσκευών στα ελληνικά είναι ΕΔΔΥ (Εγκεκριμένη Διάταξη Δημιουργίας Υπογραφής). Συνδέονται σε θύρα USB του υπολογιστή και σας δίνουν τη δυνατότητα να υπογράφετε ψηφιακά τα pdf – word έγγραφά σας, κ.α. Η ψηφιακή υπογραφή ή ηλεκτρονική υπογραφή έχει την ίδια ή και μεγαλύτερη βαρύτητα από την φυσική υπογραφή σας και είναι υποχρεωτική για συμμετοχές σε διαγωνισμούς δημοσίου που πραγματοποιούνται μέσω της πύλης Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. (Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημόσιων Συμβάσεων).

Για να αποκτήσετε την δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής ή αλλιώς ηλεκτρονικής υπογραφής (digital signature), θα πρέπει:

  • να προμηθευτείτε μια συσκευή USB token,
  • να αιτηθείτε μέσω της ΑΠΕΔ και να αποκτήσετε τους κωδικούς πρόσβασης στα ψηφιακά πιστοποιητικά σας, 
  • Να γίνει ταυτοποίηση των στοιχείων σας σε ΚΕΠ
  • να εγκαταστήσετε τη συσκευή και τα πιστοποιητικά στον Η/Υ σας.

Ψηφιακή Υπογραφή για Μηχανικούς / Τ.Ε.Ε. / e-Κτηματολόγιο / e-Άδειες

Με σκοπό την ικανοποίηση των ιδιαίτερων αναγκών και των προσδοκιών του Μηχανικού, αναλαμβάνουμε την υποβολή του Ψηφιακού Πιστοποιητικού στο Τ.Ε.Ε., προκειμένου να γίνονται αποδεκτά τα Τοπογραφικά Διαγράμματα από το Κτηματολόγιο καθώς και η υποβολή μελετών στο Σύστημα Ηλεκτρονικών Αδειών e-Άδειες. Προϋπόθεση είναι ο Μηχανικός να γνωρίζει τους προσωπικούς του κωδικούς για το ΤΕΕ. Πρόσθετα, περιγράφουμε συνοπτικά τη διαδικασία ψηφιακής υπογραφής σχεδίων (dxf).

  • Η ψηφιακή υπογραφή απευθύνεται σε μεγάλο φάσμα Μηχανικών, όπως Πολιτικοί Μηχανικοί, Αρχιτέκτονες, Αγρονόμοι, Γεωλόγοι, Χαρτογράφοι, Πολεοδόμοι Μηχανικοί, Ηλεκτρολόγοι Μηχανικοί, Μηχανολόγοι Μηχανικοί, Τοπογράφοι που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά έγγραφα και συμμετέχουν σε διαγωνισμούς του Δημοσίου. Αντικαθιστά ουσιαστικά τη φυσική  υπογραφή και πρακτικά σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ψηφιακή σας υπογραφή για την υπογραφή οποιασδήποτε συμφωνίας ή σύμβασης.
  • Είναι υποχρεωτική για συμμετοχή σε διαγωνισμούς του δημοσίου που διενεργούνται μέσω του Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. (Εθνικού Σύστηματος Ηλεκτρονικών Δημόσιων Συμβάσεων).
  • Πρόσθετα η χρήση ψηφιακής υπογραφής είναι υποχρεωτική για την ανάρτηση τοπογραφικών διαγραμμάτων στο e-Κτηματολόγιο από Τοπογράφους Μηχανικούς κ.α.
  • Επίσης για την είσοδο στο Σύστημα Ηλεκτρονικών Αδειών e-Άδειες απαιτείται η έκδοση ψηφιακού πιστοποιητικού και η ανάρτηση του στην ειδική σελίδα του Τ.Ε.Ε.

Η διαδικασία αφορά το άτομο που υπογράφει για λογαριασμό της εκάστοτε εταιρείας.

Για παράδειγμα σε μια ατομική επιχείρηση, ψηφιακή υπογραφή θα χρειαζόταν να έχει ο ιδιοκτήτης,

Αν σε μια Ομόρρυθμη Εταιρεία (ΟΕ) υπάρχουν δύο (2) εταίροι και βάσει καταστατικού συνυπογράφουν και οι δύο τότε θα χρειαστούν δύο ψηφιακές υπογραφές. Επομένως, το κόστος θα είναι διπλάσιο καθώς θα απαιτηθούν δύο (2) USB TOKEN και ως εκ τούτου δύο φορές η ίδια διαδικασία εγκατάστασης. Αν σε μια εταιρεία όμως υπογράφει ο ένας μόνο εκπρόσωπος τα έντυπα που εκπροσωπούν την εταιρεία (βάσει καταστατικού), τότε εκδίδεται ψηφιακή υπογραφή μόνο για αυτόν, καθώς δεν απαιτείται για τους υπόλοιπους.

Να σημειωθεί ότι πλέον για τις Α.Ε απαιτείται από όλα τα μέλη του Δ.Σ να διαθέτουν Ψηφιακή Υπογραφή.

Δεν γίνεται έκδοση ψηφιακής υπογραφής σε εταιρείες, καθώς αφορά μόνο φυσικά πρόσωπα. 

Όχι. Όταν ένας χρήστης, ως φυσικό πρόσωπο, αποκτήσει μια έγκυρη ψηφιακή υπογραφή μπορεί να την χρησιμοποιεί και για προσωπικές του υποθέσεις και για την εκπροσώπηση μιας εταιρίας ή εταιρειών.

Όχι δεν επιτρέπεται δεδομένου ότι κάθε συσκευή ΕΔΔΥ (USB Token) έχει ένα μοναδικό Token Password / Pin το οποίο πρέπει να γνωρίζει για λόγους ασφαλείας μόνο το φυσικό πρόσωπο που έχει στην κατοχή του την ΕΔΔΥ.

Σε αντίθετη περίπτωση, αν σε μια ΕΔΔΥ υπήρχαν τα πιστοποιητικά περισσοτέρων φυσικών προσώπων, ο εκάστοτε κάτοχος της συσκευής και του Token Password / Pin θα μπορούσε να υπογράφει έγγραφα κάνοντας χρήση του ψηφιακού πιστοποιητικού άλλου χρήστη, κάτι που θα ήταν παράτυπο.

Τα ψηφιακά πιστοποιητικά που έχουν εκδοθεί από την ΑΠΕΔ μέχρι τις 19 Ιουνίου 2018, έχουν διάρκεια ζωής πέντε (5) χρόνια. Από τις 20 Ιουνίου 2018, τα πιστοποιητικά που εκδίδονται έχουν διάρκεια ισχύος τα 3 έτη. Από τις 9 Δεκεμβρίου 2019, τα πιστοποιητικά που εκδίδονται έχουν διάρκεια ισχύος 1 έτος.

Σύμφωνα με τη ΝΕΑ ΑΠΕΔ τα πιστοποιητικά που εκδίδονται μετά τις 17 Ιανουαρίου 2022 έχουν διάρκεια 3 έτη.

Μια μέρα μετά τη λήξη των ψηφιακών πιστοποιητικών σας (ώστε να αποφύγετε τη διαδικασία της ανάκλησης) επαναλαμβάνετε εκ νέου τη διαδικασία απόκτησης ψηφιακών πιστοποιητικών εκτός από την απόκτηση ΕΔΔΥ (USB Token).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: To περιεχόμενο της υπάρχουσας ΕΔΔΥ (USB Token) θα πρέπει να διαγραφεί πριν εκδοθούν καινούργια ψηφιακά πιστοποιητικά

Μια μέρα μετά τη λήξη του ψηφιακού πιστοποιητικού σας (ώστε να αποφύγετε τη διαδικασία της ανάκλησης) επαναλαμβάνετε εκ νέου τη διαδικασία απόκτησης ψηφιακού πιστοποιητικού εκτός της προμήθειας ΕΔΔΥ (USB Token) αφού διαθέτετε ήδη.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: To περιεχόμενο της υπάρχουσας ΕΔΔΥ (USB Token) θα πρέπει να διαγραφεί πριν εκδοθεί καινούργιο ψηφιακό πιστοποιητικό.

Σε περίπτωση που θέλετε να εκδώσετε το ψηφιακό πιστοποιητικό πριν τη λήξη του θα πρέπει να:

  1. κάνετε ανάκληση (ακύρωση) του ψηφιακού πιστοποιητικού
  2. επαναλάβετε εκ νέου τη διαδικασία απόκτησης ψηφιακού πιστοποιητικού

1. Να προβείτε άμεσα σε ανάκληση (ακύρωση) των ψηφιακών πιστοποιητικών

2. Να προμηθευτείτε νέα ΕΔΔΥ (USB Token), και

3. Nα επαναλάβετε εκ νέου τη διαδικασία απόκτησης ψηφιακών πιστοποιητικών